Opschaling van zorgtechnologie  structureren - de medicatiedispenser

Pakken ze me dat nu ook al af? Ik heb toch al een ritme gevonden om mijn medicijnen in te nemen, dacht ik eerst, maar nu kan ik niet meer zonder dat handige apparaat” Op een schaal van 0 tot 10 gaf een bewoner van zorginstelling sint Petrus in Berkel en Roderijs een 11 voor haar medicatiedispenser.  De eerste ervaringen met een medicatiedispenser bij thuiszorgorganisatie Laurens waren al positief, maar hoe schaal je dat succes op? En waar moet je allemaal op letten om iedereen op de juiste manier betrokken te houden? Met deze vraagstukken klopte innovatiecoach en verpleegkundige Onno Keinhorst bij Bureau Zorginnovatie aan. 

De 20 medicatiedispensers die in een eerdere proef werden gebruikt gaven veel storingen en dat leidde tot frustratie onder de medewerkers. Er werd gezocht naar een nieuw toestel waarbij een hoge mate van service van de leverancier een vereiste was. De Cmed plus van Focus Cura werd geselecteerd als het toestel dat de bewoners meer autonomie, veiligheid en gemak moest brengen en bovendien de medewerkers ruimte moet geven om andere zorgtaken uit te kunnen voeren.In Berkel en Roderijs werden de eerste toestellen uitgegeven en dat ging als een lopend vuurtje onder de bewoners. Spontaan kwamen in korte tijd een grote hoeveelheid aanvragen van de bewoners binnen om ook zo'n kek apparaat te krijgen.
(tekst loopt door onder de afbeelding)

"We  gaan  door dit proces onmiddellijk stappen zetten om de eerste lijn meer te betrekken"

Met de implementatie- en opschalingsvoucher van ZONMW ging Laurens Thuiszorg aan de slag om meer structuur aan te brengen in de implementatie en opschaling van de medicatiedispenser. De vijf fasen van verandering van  Grol & Wensing stonden model om voor alle betrokkenen in beeld te brengen wat er per fase nodig is om de opschaling zo goed mogelijk te laten renderen. Door alle belanghebbenden in een stakeholdersanalyse werd per belanghebbende groep bekeken wat er nodig was om van oriëntatie tot behoud van de verandering te komen. 

Vertrouwen en het bespreekbaar maken van knelpunten
Tijdens de uitvoering van het project speelde het creëren van een veilige setting een belangrijke rol. De wijkverpleegkundigen waren enthousiast over de mogelijkheden van het apparaat, maar op het moment dat er meer vertrouwen was om ook zorgen te delen, waren er kritische noten die duidelijk maakten dat ook de PR-afdeling, de HR-manager en lijnmanager een belangrijke schakel zijn in de opschaling van dit soort technologie.

Naast interne verbeterpunten waren er rondom het van  de verpleegkundige de nodige actiepunten. Het ontbreken van informatie voor de huisarts en apotheker over de nieuwe werkwijze leidde tot knelpunten. De bewoners kregen van de huisarts een heel ander beeld geschetst over de medicatieverstrekking dan de thuiszorgorganisatie voor ogen had. Een eenvoudige folder en korte gesprekken met de eerstelijns partners zorgden voor betere afstemming en boden ruimte om nog beter te samenwerken.

De innovatiecoach van Laurens maakte met begeleiding van Bureau Zorginnovatie een implementatie- en opschalingsstrategie waarin de olifanten in de kamer benoemd werden en een organisatie- en netwerkbrede aanpak meer draagvlak creëert voor digitalisering van de medicatieuitgifte met oog voor de wensen en belangen van het personeel, het achterliggende netwerk goed geïnformeerd is en vooral de bewoners die diensten van Laurens afnemen zeer tevreden zijn. Dat leidde er zelfs toe dat buren die al eerder een toestel ontvingen spontaan gingen helpen bij de eerste uitleg van het apparaat aan buren en met feedback voor de leverancier kwamen die zowel het product als het implementatieproces optimaliseerden.

5 fasen van verandering Grol en Wensing

De vijf fasen van verandering volgens het model van Grol en Wensing

Vier tips voor succesvolle implementatie en opschaling

1

Ga opzoek naar de olifant in de kamer

De intentie om een nieuw proces, product of behandeling te omarmen wordt vaak positief ontvangen. Medewerkers geven aan dat ze het nut en noodzaak zien. Mooie berichten, een positief klimaat, weinig wanklank....het moment om als innovatiecoach of innovatiemanager even achter de oren te krabben en de veiligheid te creëren om medewerkers te delen wat ze écht van de verandering vinden. 

2

Breng belanghebbenden in kaart, binnen en buiten de eigen organisatie

Implementatie van zorgtechnologie is meer dan een product plaatsen bij de patiënt en de medewerkers trainer in het gebruik. Taken en processen veranderen en hebben invloed opd e werkvloer. Is de HR medewerker op de hoogte van het veranderende takenpaket? Is er rekening gehouden met (het gevoel van) de taakbelasting zodat de verpleegkundige en de lijnmanager op een lijn zitten? Wat is de impact op ketenpartners? Maak de stakeholders map 

3

Breng structuur aan in de (gedrags)verandering 

Implementeren en opschalen van innovatie gaat altijd gepaard met tijdelijke ontwrichting van een bestaand proces. Het gedrag van mensen speelt daarbij een belangrijke rol. Door een methode te kiezen zoals de vijf fasen van verandering van Grol en Wensing, zorg je voor bewustzijn bij de procesbegeleiders in welke fase van verandering de medewerkers en andere belanghebbenden zitten en welke interventies je moet toepassen om meer succes te boeken met de verandering.

4

Vergeet de saaie dingen niet

In de eerste fase van orientatie wordt vaak gekeken naar de leuke 'features' van een product. Maar de op het oog minder aantrekkelijke onderdelen van innovatie verdienen ook aandacht in deze fase. Bijvoorbeeld interoperabiliteit, een mooi woord voor uitwisselbaarheid van gegevens tussen systemen, is een van die op het oog saaie onderwerpen bij implementatie die weldegelijk een belangrijke rol kunnen spelen bij de acceptatie van zorgtechnologie.  Er zijn diverse standaarden waarmee het veel makkelijker wordt om gegevens tussen systemen uit te wisselen of zelfs te integreren. Nictiz heeft een speciale pagina op haar website ingericht over dit onderwerp.

Eens praten over het structureren van opschaling?

Bureau Zorginnovatie heeft een ruime ervaring met het ondersteunen van innovatie trajecten. Vreemde ogen nodig die dwingen tot kijken? Neem contact met ons op

Versturen